El primer día de trabajo, el trabajador debe recibir un contrato formal de empleo y una vez firmado por ambas partes; el contrato debe registrarse con las autoridades dentro del período de tiempo establecido. En caso de que su empresa tenga una inspección de trabajo, el inspector puede solicitar la documentación de todos los trabajadores que encuentre en sus puestos de trabajo. De no poder proveer la documentación necesaria, las multas pueden ser considerables.

Existen varios tipos de contratos disponibles para el empleador, dependiendo de la industria y el perfil del empleado. Sin embargo, generalmente hay que elegir entre ofrecer un contrato temporal o permanente.

Es una práctica común comenzar la relación laboral con un contrato temporal y continuar con un contrato permanente una vez finalizado el período temporal. Un contrato temporal solo puede renovarse una vez; por lo tanto, la segunda renovación debe ser un contrato permanente.

Cabe señalar que cualquier contrato tiene un período de prueba durante el cual, si al trabajador se le considera inadecuado para el puesto, el contrato puede rescindirse. De nuevo, la duración de este período de prueba dependerá del sector, el perfil del trabajador y el tipo de contrato.

Las condiciones laborales y el salario mínimo para cada sector vienen definidos por los acuerdos llamados «Convenios Colectivos». En este documento se establecen las condiciones laborales relevantes para el sector en general, así como para cada categoría profesional, e incluyen todo: desde el salario mínimo para cada grupo de empleado hasta los derechos de vacaciones y los procedimientos disciplinarios. Es esencial que sus contratos de trabajo cumplan con las reglas establecidas en estas pautas, ya que, si las condiciones de empleo fueran diferentes a las establecidas en estos documentos, el empleado tendría derecho a presentar una queja y el empleador sufriría repercusiones inevitables.

El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) grava la renta de cada ciudadano de acuerdo con sus circunstancias económicas personales, profesionales y familiares. Se trata de la retención de un porcentaje del salario bruto correspondiente al pago del impuesto sobre la renta del empleado.

En general, para los contratos indefinidos, la cantidad retenida dependerá del importe salarial bruto y de las condiciones personales del empleado. Por lo tanto, los importes retenidos deben estar muy cerca de la obligación tributaria real del empleado, en caso de que luego presenten una declaración de impuestos después del final del año, solo habrá un pequeño pago de saldo o reembolso adeudado.

Sin embargo, para los contratos temporales, el monto mínimo retenido es del 2%. Esto significa que, durante el periodo de contrato temporal, el trabajador probablemente no contribuirá al impuesto sobre la renta real acumulado, por lo tanto, cuando el empleado cambie a un contrato permanente, el monto contribuido deberá ser regularizado.

Veamos un ejemplo, para un empleado que gana € 1,500 brutos por mes:

Retener un mínimo de un 2% es una obligación para los contratos temporales; puede acordar con el empleado la retención del porcentaje IRPF correcto, evitando así tres posibles problemas. En primer lugar, el empleado no se acostumbrará a un pago neto artificialmente alto que podría conducir a la insatisfacción más adelante. En segundo lugar, dado que las retenciones coinciden con la obligación del impuesto sobre la renta, no será necesario realizar grandes ajustes. En tercer lugar, si el pago se acordó sobre una base bruta, no habrá ningún aumento en el coste para la empresa cuando el contrato se renueve de manera permanente.

Nuestra recomendación es acordar siempre los salarios sobre la base de pago bruto y, si es posible, incluso para el contrato temporal, optar por retener la cantidad correcta.

Este elemento de los costes laborales es, con diferencia, el más controvertido entre los empleadores, particularmente los nuevos en el sistema español. En España, tanto los trabajadores como los empleadores deben pagar las cotizaciones a la seguridad social.

Las contribuciones a la seguridad social se pagan como un porcentaje de los ingresos sujetos a la seguridad social de hasta € 3,074 por mes (€ 36,889 por año).

Las contribuciones del trabajador serán deducidas de su salario bruto al 6.40% para contratos temporales y al 6.35% para los contratos indefinidos.

Employer contributions represent an added cost to the employer at approximately 40% for all contracts.

Las contribuciones del empleador representan un coste adicional para el empleador de aproximadamente el 40% para todos los contratos.

Obviamente, no se puede ignorar el impacto de este costo de la seguridad social, por lo tanto, la necesidad de ser plenamente consciente del sistema antes de hacer una oferta a un empleado potencial.

La siguiente tabla resume nuestro ejemplo:

El pago neto adeudado a los empleados generalmente se liquida el último día del mes, sin embargo, el empleador tiene derecho a pagar entre el primer y el quinto día del mes posterior.

Las deducciones del impuesto sobre la renta aplicadas a los salarios de los trabajadores se pagan una vez por trimestre, después del final de cada trimestre, por lo tanto, los pagos se realizarán en abril, julio, octubre y enero.

El seguro social, incluidas las deducciones de los empleados y las contribuciones del empleador, se paga al final del mes siguiente al mes de pago.

Cualquier cambio en las circunstancias del empleo deberá ser manejado cuidadosamente. La comunicación regular con su asesor laboral es esencial para gestionar todo adecuadamente, desde bajas médicas hasta procedimientos disciplinarios y despidos.

Antes de contratar un empleado nuevo:

• Solicite a su asesor laboral una estimación para determinar las deducciones reales aplicables, el coste total para el empleador y el pago neto para el trabajador.
• Asegúrese de que su empleado conozca el sistema para evitar malentendidos
• El contrato de trabajo debe formalizarse desde el primer día.
• Tenga cuidado con los beneficios adicionales ya que, en caso de disputa, el trabajador puede reclamar cualquier beneficio informal otorgado